TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO CHUYÊN NGHIỆP

Họp báo (press conference) là sự kiện quan trọng khi doanh nghiệp muốn truyền tải các thông điệp nhãn hàng, công ty và định hướng truyền thông đến báo chí. Chính những ý nghĩ quan trọng như vậy mà ngày nay, tổ chức họp báo là một trong những hoạt động rất quan trọng với các doanh nghiệp.

I. HỌP BÁO LÀ GÌ?

Họp báo (press conference) là một sự kiện kết nối truyền thông có sự tham gia của các phóng viên báo chí, phóng viên truyền hình, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hoặc các cá nhân, tổ chức….cùng ngồi lại với nhau để đưa ra một thông báo thống nhất được truyền bá ra bên ngoài. Họp báo cũng có thể là buổi hội họp để đưa ra một giải pháp cho một sự kiện/ tin tức nào đó…
Bên cạnh đó, ngày nay doanh nghiệp thông qua các buổi họp báo/ press conference nhằm công bố các sự kiện, các thông tin có lợi để truyền thông quảng bá sản phẩm đến người tiêu dùng.

II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC MỘT HỌP BÁO

Để tổ chức một buổi họp báo, bạn cần phải thực hiện rất nhiều khâu chuẩn bị trước sự kiện. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm http://tochucsukienchuyennghiep.vn/ bạn cần lưu ý 6 bước sau:
Chuẩn bị nội dung chương trình

1/ Mục tiêu tổ chức họp báo là truyền thông tin của công ty đến báo chí, vì vậy thông tin chính là "nhân vật chính" của mỗi cuộc họp báo. Bạn phải đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất.

2/ Địa điểm tổ chức họp báo: Thông thường diễn ra tại các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Vì trong một buổi họp báo, bạn là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... để truyền tải đúng hình ảnh, màu sắc của nhãn hàng. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.

3/ Thông cáo báo chí (Press Release): là một văn bản truyền thông được phát hành từ bộ phận phụ trách Truyền thông/ thương hiệu của một cơ quan/tổ chức/ công ty… TCBC là nội dung mong muốn truyền tải/ giải đáp làm rõ những vấn đề mà xã hội, khách hàng quan tâm. 

Thông cáo báo chí phải có tên cơ quan mở họp báo, người phụ trách....Thông cáo báo chí cần phải đưa đến các thông tin như: Họp báo diễn ra ở đâu? Khi nào? Nội dung họp báo là gì? Do đơn vị nào tổ chức…..

Lưu ý:

+ Thông cáo báo chí cần có tên, số điện thoại người phụ trách để phóng viên liên lạc khi cần.

+ Những nội dung quan trọng cần được đưa lên đầu tiên.

+ Thông cáo báo chí được viết một cách gọn gàng, súc tích dễ hiểu, tránh những từ dễ gây hiểu lầm hoặc khó hiểu.

+ Thông cáo báo chí thông thường sẽ được gửi trước cho cơ quan ngôn luận, báo đài trước 1 tuần. Và tốt nhất được gửi kèm theo bản cứng, lẫn bản mềm. Trong ngày diễn ra chương trình Thông cáo báo chí cần được in và gửi cho phóng viên một lần nữa trước khi bước vào phòng họp.

4/ Chuẩn bị tài liệu

Cùng với Thông cáo báo chí, nếu họp báo cần có các tài liệu đi kèm cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo, các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

5/ Mời khách (phóng viên)

Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.

Dịch vụ mời phóng viên đến sự kiện và đưa tin họp báo

6/ Trao đổi kịch bản với người diễn thuyết và MC

Trước buổi họp báo/ press conference, bạn cần trao đổi về nội dung kịch bản với người diễn thuyết (người chủ trì cuộc họp báo) để hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề tránh gây tranh cãi hoặc những hiểu lầm không đáng có. 

Ngoài phát ngôn của những người chủ trì cuộc họp là cực kỳ quan trọng cho việc truyền tải thông điệp đến cơ quan ngôn luận.

MC  cũng giữ vai trò trọng yếu giúp dẫn dắt câu chuyện. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới. 

7/ Diễn tập/ Rehearsal:

Sự kiện họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập là khâu bắt buộc của sự kiện, chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như: hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, MC đọc có đúng nội dung không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa,….

Họp báo là sự kiện tưởng chừng như đơn giản nhưng cần phải chuẩn bị hết sức công phu, vì vậy với những công ty không đủ nhân sự, bạn nên suy nghĩ đến phương án chọn Agency để tiết kiệm thời gian và ngân sách.

III. AGENCY CHÚNG TÔI CÓ THỂ LÀM GÌ CHO KHÁCH HÀNG?

Trong marketing, một trong những nhiệm vụ của doanh nghiệp chính là việc làm tốt, thiết lập tốt với các cơ quan truyền thông báo chí. http://tochucsukienchuyennghiep.vn/ thông qua mối quan hệ truyền thông và các kinh nghiệm tổ chức sự kiện giúp khách tổ chức các sự kiện gặp gỡ báo chí thành công nhất. Với Marketing Event - Phoenix khách hàng có thể yên tâm:

- Set up không gian buổi họp báo trang trọng, lịch sự, nghiêm túc theo chuẩn mực báo chí.

- Trực tiếp mời gọi phóng viên báo chí, truyền hình.

- Đảm bảo phóng viên đến tham dự.

- Cam kết các bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo đài, trang tin điện tử, mạng xã hội……theo cam kết.

- Chương trình, kịch bản được xây dựng hoàn chỉnh theo đúng thông điệp khách hàng mong muốn.

- Thông cáo báo chí được gửi đến tận tay phóng viên trước ngày diễn ra sự kiện truyền thông.

- Phụ trách các hạn mục booking người nổi tiếng làm đại sứ thương hiệu như: diễn viên, người mẫu, ca sĩ, hot blogger……

Sự  kiện Họp báo thường là những sự kiện chỉ có thể diễn ra một lần và có tính nhạy cảm khá cao. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chưa thể tự mình hoàn thành tốt tất cả các công tác chuẩn bị và nội dung diễn ra, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn và giao cho một đơn vị truyền thông để hoàn thành sự kiện trên một cách chỉnh chu, hoàn mỹ.

Hãy để MarketingEvent – Phoenix đồng hành cùng công ty bạn trong những chiến dịch sắp tới, giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, tiết kiệm chi phí mang lại hiểu quả tối ưu.

 

Có thể bạn quan tâm:

• Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Tổ chức sự kiện cuối năm
• Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng
• Tổ chức sự kiện year end party

 - - -

Marketing Event - Phoenix nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư vấn chiến lược, triển khai các hoạt động marketing 360, marketing digital, sản xuất vật phẩm quảng cáo, showroom...

Marketing Event - Phoenix với thế mạnh về đội ngũ nhân sự trẻ, sáng tạo, nhiệt huyết, năng động được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào là lựa chọn ưu tiên đồng hành trong các cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:Công ty truyền thông Phoenix (Tên thương hiệu: Marketing Event-Phoenix)

Tel:028. 222 99 295 Hotline: 0919 100 369

Email:nguyenmarketingevent@gmail.com

Website: http://marketingevent.vn/

Facebook: Marketing Event - Phoenix

Tác giả: Nguyễn Thảo Nguyên (From by http://marketingevent.vn/)