Hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng cuối năm của các doanh nghiệp. Đây là dịp tri ân những khách hàng đã gắn bó với công ty mà còn là dịp quảng bá các sản phẩm mới của công ty, thu hút những khách hàng tiềm năng, thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác mới.
Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng vừa chuyên nghiệp vừa tiết kiệm chi phí?
Trước tiên, chúng ta cần chuẩn bị thật tốt các công việc sau:

I. THÔNG ĐIỆP/ Ý NGHĨA CỦA SỰ KIỆN HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
Hội nghị khách hàng là nơi gặp gỡ, giao lưu giữa đơn vị tổ chức với các khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng, các đối tác chiến lược và các cơ quan thông tấn. Thông qua sự kiện, đơn vị chủ quản cũng cố các mối quan hệ, tăng độ hảo cảm, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp doanh nghiệp trong cộng đồng.
Bên cạnh đó, hội nghị khách hàng cũng là dịp tốt để quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, mở rộng cơ hội cộng tác, hợp tác.
Một trong những điều tuyệt vời nữa là thông qua sự kiện có thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện sản phẩm dịch vụ, các chiến lược kinh doanh phù hợp với nhu cầu của đôi bên.

II. XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH – MỤC TIÊU SỰ KIỆN
Mục đích tổ chưc sự kiện và mục tiêu cần đạt được cần được xác định ngay từ đầu để lên kế hoạch tổ chức thật sự hiệu quả.
Thông thường, một sự kiện hội nghị khách hàng thường có các mục đích cơ bản như:
- Tri ân khách hàng
- Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ công ty
- Ký kết các hợp đồng hợp tác mới cho năm sau
- Tổng kết sau 1 năm hoạt động
- ………………
Mục tiêu sự kiện cũng chính là KPI đánh giá mức độ thành công của hội nghị.

III. DANH SÁCH KHÁCH MỜI THAM DỰ
Đây là bước đầu tiên khá quan trọng để xác định quy mô sự kiện để lựa chọn địa điểm phù hợp. và quyết định nên tự tổ chức hay thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Bộ phận phụ trách sự kiện sẽ lên danh sách khách mời, thiết kế thư mời và tiến hành mời khách…

IV. THỜI GIAN & ĐỊA ĐIỂM
Đồng thời với việc lên danh sách khách mời, bộ phận tổ chức sự kiện lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
Việc lựa chọn thời gian sự kiện nên lựa chọn vào khung thời gianphuf hợp và thuận lợi cho cả đơn vị chủ quan và các khách hàng, đối tác.
Địa điểm tổ chức cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức cần cân nhắc các yếu tố:
- Khu vực thuận lợi di chuyển cho khách hàng/ đối tác
- Xem xét phân khúc của đối tượng khách hàng/ đối tác để lụa chọn địa điểm tỏ chức cho phù hợp: khách sạn 3, 4 hay 5 sao…
- Nội dung chương trình như thế nào để lựa chọn địa điểm phù hợp.
- Ngân sách tổ chức cũng là yếu tố để xem xét, cân nhắc lựa chọn địa điểm
- ……

Tất cả những địa điểm phải tạo cho khách hàng cảm giác được tôn trọng, chuyên nghiệp, cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu của khách để tạp cảm giác thoải mái và trân trọng khách, tâm ý của nhà tổ chức.

V. Ý TƯỞNG THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH
Một trong những điều quan trọng của hội nghị khách hàng trong toàn bộ chương trình đó là: chủ đề của sự kiện. Mỗi sự kiện sẽ có một chủ đề giúp truyền tải thông điệp của đơn vị tổ chức. Các nội dung diễn ra trong chương trình như: phần lễ, phần hội, MC script chương trình cũng dựa trên chủ đề tạo thành một chuổi hoạt động xuyên suốt và đồng nhất.
Thông thường, các công ty sẽ tìm kiếm các đơn vị sự kiện để giao để lên kịch bản chương trình nhằm đảm bảo tính mới lạ, chuyên nghiệp.

Ý tưởng chương trình đóng vai trò quan trọng giúp sự kiện tạo ấn tượng

Việc giao chương trình cho các công ty sự kiện thực hiện giúp cho khách hàng dễ dàng nắm bắt được thêm những xu hướng mới trong các tiết mục, nội dung thêm phần mới lạ. Bên cạnh đó, cùng với vòng tròn quan hệ trong cộng đồng nghề, các công ty sự kiện thường có những khoảng trợ giá lẫn nhau giúp bạn tiết kiệm chi phí. Có khá nhiều công ty mắc sai lầm: thuê công ty sự kiện thì giá thành rất mắc "giá trên trơì". Thật ra điều này hoàn toàn không chính xác. Khi có ý định tổ chức, bạn nên gặp gỡ & chia sẻ với nhà tổ chức sự kiện ngân sách, mong muốn. Nhà tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn thiết kế một chương trình phù hợp.

VI. BẢNG CHECKLIST SỰ KIỆN
Giúp cho sự kiện hội nghị khách hàng được tổ chức một cách chu đáo, không xảy ra các vấn đề thiếu sót và nhằm giúp phân bổ nhân sự phụ trách hợp lý thì chúng ta cần lên một bảng checklist.
Trong bản checklist liệt kê tất cả các hạn mục công việc cần cho chương trình. Bên cạnh đó, còn có một timeline phân bố thời gian chuẩn bị và hoàn thành.

  Lên checklisst và timeline hội nghị khách hàng thật chi tiết giúp kiểm tra và rà soát tốt các hạn mục chuẩn bị

Với một bảng checklist và timeline đầy đủ giúp nhà tổ chức sự kiện kiểm tra, rà soát các hạn mục công việc một cách chu đáo. Bên cạnh đó, checklist cũng giúp chúng ta chuẩn bị kịp thời các phương án dự phòng nếu hạn mục nào đó trong sự kiện không đáp ứng được thời hạn.

- - -

MarketingEvent - Phoenix nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư vấn chiến lược, triển khai các hoạt động marketing 360, marketing digital, sản xuất vật phẩm quảng cáo, showroom.

MarketingEvent - Phoenix với thế mạnh về đội ngũ nhân sự trẻ, sáng tạo, nhiệt huyết, năng động được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào là lựa chọn ưu tiên đồng hành trong các cột mốc quan trọng của quá trình đi lên của doanh nghiệp

Thông tin liên hệ: Công ty truyền thông Phoenix

(Tên thương hiệu: MarketingEvent-Phoenix)

Địa chỉ: 434/6A Bình Quới, Phường 28, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM

Tel: 028. 222 99 295 Hotline: 0919 100 369

Email:nguyenmarketingevent@gmail.com hoặc truyenthongphoenix@gmail.com

Website: http://marketingevent.vn/

Facebook: Marketing Event - Phoenix

www.marketingevent.vn