1/ Trên 1.000 khách, 1 sự kiện, 1 cơ hội: Doanh Nghiệp lớn phải chuẩn bị gì để không đánh đổi uy tín?

Một sự kiện trên 1.000 người không khó vì có trên 1.000 khách. Nó khó vì chỉ cần một mắt xích quan trọng sai, hàng nghìn người có thể cùng nhìn thấy.

• Âm thanh gặp sự cố.

• CEO phải chờ trên sân khấu.

• Khách VIP không được đón đúng quy trình.

• Nội dung kéo dài hơn dự kiến.

• LED không hiển thị đúng visual.

• MC xử lý tình huống không tốt.

• Khách phải xếp hàng quá lâu ở khu vực check-in.

Có thể hiểu một cách đơn giản hơn: Một chương trình rất đẹp, nhưng không ai hiểu doanh nghiệp muốn nói điều gì? Với một sự kiện nhỏ, những vấn đề này có thể chỉ là một sự cố. Với một sự kiện lớn, chúng có thể trở thành vấn đề về thương hiệu và uy tín. Đó là lý do doanh nghiệp càng lớn càng không nên bắt đầu một sự kiện bằng câu hỏi: “Chúng ta cần thuê những gì?” Mà nên bắt đầu bằng:“Chúng ta đang muốn tạo ra điều gì trong tâm trí khách hàng?”

Đã từng đi dự một vài sự kiện mà các đơn vị tự tổ chức, điều doanh nghiệp mắc phải không phải ở nhân sự mỏng mà nhịp phối hợp không trơn, không có kinh nghiệm tổ chức, dẫn tới mọi khâu trở nên rối rắm. Không có người dẫn đường để team có thể theo đó mà thực hiện. Việc ai nấy làm, làm sai cũng không ai biết.Thậm chí biết sai nhưng cũng không biết phải sửa thế nào? Làm thế nào mới là đúng.

2. Sự kiện lớn không đơn giản là “phóng to” một sự kiện nhỏ

Một sai lầm phổ biến mà nhiều lãnh đao nghĩ: 100 khách → 1.000 khách chỉ cần tăng: Sân khấu, LED, âm thanh, bàn ghế, nhân sự. Thực tế không phải vậy. Khi quy mô tăng, độ phức tạp của hệ thống cũng tăng. Một sự kiện 1.000 khách có thể đồng thời phải giải quyết:

Guest Journey

↓

Registration

↓

VIP Management

↓

Venue

↓

Stage

↓

Content

↓

Sound & Lighting

↓

Show Flow

↓

Speaker

↓

Entertainment

↓

Brand Experience

↓

Photo / Video

↓

Livestream

↓

Crisis Management

↓

Post-event Communication

Đây không còn là bài toán “tổ chức một chương trình” mà là bài toán quản trị trải nghiệm trên quy mô lớn.

Chi phí tổ chức sự kiện doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý

3. CEO không nhìn thấy 90% công việc của một Event Agency

Khách bước vào venue sự kiện sẽ thấy:

• Sân khấu.

• LED.

• Ánh sáng.

• Âm nhạc.

• MC.

• Nhân viên đón khách.

Nhưng phía sau đó là một hệ thống khác hoàn toàn:

• Production schedule/ Lịch sản xuất

• Technical rehearsal/ tổng duyệt

• Cue sheet/ bảng gợi ý

• Show caller/ nhân sự phụ trách liên lạc

• Stage manager/ Quản lý sân khấu

• Backstage management/ Quản lý hậu trường

• Guest flow/ Luồng khách di chuyển

• VIP protocol/ Giao thức VIP

• Supplier coordination/ Điều phối; quản lý nhà cung cấp

• Power backup/ Hệ thống dự phòng điện

• Technical backup/ Hệ thống dự phòng kỹ thuật

• Safety plan/ Kế hoạch an toàn

• Contingency plan/ Kế hoạch dự phòng

Một event chuyên nghiệp thường có một nghịch lý: Khách càng ít nhận ra đội ngũ vận hành phía sau, chương trình càng có vẻ “trơn tru”. Đó chính là giá trị của production.

4. Nhưng production tốt vẫn chưa đủ

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn. Có thể hình dung cụ thể cho một case sự kiện như sau:

• âm thanh hoàn hảo

• LED rất lớn

• ánh sáng đẹp

• sân khấu hoành tráng

nhưng khi đánh giá tổng dự án vẫn là một project thất bại. Vì: Không có một câu chuyện đủ mạnh. Khách đến, nghe, xem, ăn, chụp hình và ra về nhưng Nhưng không nhớ:

• Doanh nghiệp muốn nói gì?

• Sản phẩm có gì khác biệt?

• Thương hiệu muốn được nhìn nhận như thế nào?

Đó là lúc chúng ta cần phân biệt:

EVENT PRODUCTION

và

EVENT MARKETING.

Event production giúp chương trình chạy tốt còn Event Marketing giúp chương trình có ý nghĩa với doanh nghiệp.

5. Một sự kiện lớn phải bắt đầu từ Business Objective

Trước khi thiết kế sân khấu, gửi một proposal đến tay khách hàng, Sự kiện Phoenix muốn biết:

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện này để làm gì?

Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp, mỗi thời điểm cho sự kiện sẽ rất khác nhau. Tổ chức sự kiện có thể mục tiêu là:

Ra mắt sản phẩm

→ tạo awareness.

Hội nghị khách hàng

→ tăng loyalty và relationship.

Dealer Conference

→ củng cố hệ thống phân phối.

Annual Meeting

→ truyền tải định hướng tới đội ngũ.

Grand Opening

→ tạo dấu ấn thương hiệu.

Khánh thành nhà máy

→ củng cố niềm tin với đối tác, khách hàng và cộng đồng.

Brand Event

→ xây dựng brand perception.

Mỗi mục tiêu sẽ tạo ra một cách thiết kế event hoàn toàn khác.

6. Hãy bắt đầu bằng Customer Journey

Là một khách hàng thay vì hỏi agency sự kiện:“Sân khấu năm nay làm kiểu gì?”. Hãy hỏi: “Khách hàng sẽ trải qua những cảm xúc nào từ lúc nhận invitation đến khi rời khỏi sự kiện?”

Ví dụ:

BEFORE

Khách nhận invitation.

Cảm giác: Tôi muốn biết đây là sự kiện gì.

↓

ARRIVAL

Khách đến venue.

Cảm giác: Doanh nghiệp này chuyên nghiệp.

↓

CHECK-IN

Khách bước vào.

Cảm giác: Tôi được chào đón.

↓

OPENING

Chương trình bắt đầu.

Cảm giác: Có điều gì đáng chờ đợi.

↓

KEY MOMENT

Big idea / Product Reveal / CEO Speech.

Cảm giác: Đây là điều tôi sẽ nhớ.

↓

EXPERIENCE

Khách tương tác với thương hiệu.

Cảm giác: Tôi hiểu thương hiệu hơn.

↓

CLOSING

Khách rời sự kiện cảm giác: Đây là một thương hiệu đáng tin cậy. Đó mới là Event Experience. Chính vì vậy Công ty Phoenix luôn khác biệt với các đơn vị tổ chức sự kiện khác. Chúng tôi nghiên cứu & hiểu khách hàng thật sự đang cần điều gì? Và tập trung đưa ra giải pháp để xử lý vấn đề đó. Chúng tôi không tổ chức sự kiện để có những sân khấu hoành tráng, những visual mãn nhãn nhưng quên mất mục tiêu khách cần nhớ nhãn hàng đang bán gì? Sản phẩm đang làm được điều gì? Khách VVIP cần được đón tiếp ra sao?

7. Nơi “đắt tiền” nhất của một event

Nếu định nghĩa nơi ddawsrt tiền nhất của một sự kiện, chắc rằng đó không phải màn hình LED, không phải sân khấu, không phải ca sĩ... Mà là:

THE MOMENT

Khoảnh khắc mà tất cả mọi thứ cùng hội tụ: âm thanh -ánh sáng, visual, product, story, speaker, emotion, MC, khách tham dự. Sự kiện không phải bỏ các nội dung vào là ra mà chúng ta phải có câu chuyện để kể. Câu chuyện ấy giúp khách tham dự có thể: nhìn thấy → nghe thấy → cảm nhận → ghi nhớ → chia sẻ. Đó là khoảnh khắc thương hiệu biến thành trải nghiệm, tin yêu & trung thành.

8. Một event lớn cần được thiết kế cho cả người có mặt và người không có mặt

Sự kiện giờ đây không còn là không gian trải nghiệm của khách tham dự tại hiện trường mà có thể có hàng ngàn, hàng triệu khách tham gia từ xa.

Công ty sự kiện Phoenix đã áp dụng cách làm event hiện đại nhằm mang đến trải nghiệm nhóm khách hàng được phục vụ nhiều nhất bằng những giải pháp thiết thực. Chúng tôi tối ưu hóa trải nghiệm bằng các hoạt động phục vụ cho công tác social thông qua mỗi sự kiện được tổ chức:

Hơn 10.000 người xem social content.

Hơn 100.000 người tiếp cận PR.

Hàng triệu lượt impression nếu sự kiện đủ lớn và được truyền thông đúng cách. Vì vậy, event không nên chỉ được thiết kế cho:

Audience in the room/Khán giả trong phòng mà phải được thiết kế cho: Audience beyond the room/Khán giả bên ngoài căn phòng. Tất nhiên, để làm được điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Stage visual

• Photography

• Videography

• Livestream

• Interview

• Social content

• PR

• Highlight video

• Reels/TikTok

• Post-event communication

Một event tốt có thể tiếp tục tạo giá trị sau khi sân khấu đã được tháo xuống.

9. Có 5 điều mà một Corporate Event lớn cần kiểm soát

1/STRATEGY

Tại sao phải tổ chức?

Business Objective là gì?

2/CREATIVE

Chúng ta muốn khách hàng nhớ điều gì?

Big Idea là gì?

3/ EXPERIENCE

Khách hàng sẽ trải nghiệm điều đó như thế nào?

Hành trình của khách hàng ra sao?

4/ PRODUCTION

Làm thế nào để biến ý tưởng thành hiện thực?

Stage.

LED.

Sound.

Lighting.

Technology.

Human Resources.

5/ COMMUNICATION

Làm thế nào để giá trị của event tiếp tục được lan tỏa? Content, PR, Social, video, livestream, case Study.

Đây là 5 điều mà Công ty sự kiện Phoenix sử dụng khi tiếp cận những dự án cần nhiều hơn một “đơn vị tổ chức sự kiện”. Chúng tôi hiểu giá trị của một sự kiện không phải diễn ra tốt tại hiện trường là làm tròn nhiệm vụ.

10. Điều doanh nghiệp lớn thực sự mua từ một Event Agency

Công ty Phoenix với hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ đã thực hiện. Chúng tôi biết một doanh nghiệp thực sự mua Phoenix không phải: Một sân khấu lớn, một hệ thống LED chuyên nghiệp, một đội ngũ nhân sự vận hành hay một chương trình chạy đúng timeline. Chúng tôi bán: sự yên tâm.

Yên tâm rằng:

• Brief được hiểu đúng.

• Concept phục vụ mục tiêu.

• Budget được kiểm soát.

• Production khả thi.

• Timeline được quản lý.

• VIP được chăm sóc.

• Rủi ro được dự phòng.

• Sự cố có phương án xử lý.

• Thương hiệu xuất hiện đúng cách.

Và khi chương trình bắt đầu:CEO & các cộng sự có thể tập trung vào khách hàng và đối tác thay vì chạy backstage xử lý từng vấn đề hoặc nơm nớp nhìn về sân khấu xem đội ngũ có thật sự làm tốt không?

11. Đừng chọn Event Agency chỉ vì proposal đẹp

Một proposal đẹp là điều tốt để mỗi khách hàng có thể đánh giá sơ bộ Agency nhưng điuề đó quả thật chưa đủ. Khi lựa chọn agency cho một sự kiện quan trọng, doanh nghiệp nên nhìn vào:

Strategic Capability

Agency có hiểu business objective không?

Creative Capability

Agency có tạo được Big Idea không?

Production Capability

Agency có biến ý tưởng thành hiện thực không?

Operational Capability

Agency có kiểm soát hàng trăm đầu việc không?

Crisis Management

Agency có phương án khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch không?

Communication Capability

Agency có kéo dài giá trị event ra ngoài venue không?

Đó mới là những câu hỏi đáng để đặt ra & thử thách cho các agency giàu kinh nghiệm.

12. Phoenix nhìn Corporate Event theo cách khác

Có thể nếu lần làm việc đầu tiên bạn sẽ thấy Phoenix đào sâu rất nhiều vấn đề xung quanh dự án & doanh nghiệp của bạn, chúng không bắt đầu như các agency sự kiện khác: “Anh/chị muốn sân khấu như thế nào?” . Đó chỉ là hình thức bắt đầu của các production event. Phoenix là Marketing Event Agency nên chúng tôi bắt đầu bằng việc hiểu rõ khách hàng của mình đang cần gì: “Anh/chị muốn khách hàng nghĩ gì sau khi bước ra khỏi sự kiện?”

Từ đó mới phát triển: Business Objective → Event Strategy → Big Idea → Brand Experience → Creative → Production → Communication → Measurement

Mục tiêu kinh doanh → Chiến lược sự kiện → Ý tưởng lớn → Trải nghiệm thương hiệu → Sáng tạo → Sản xuất → Truyền thông → Đo lường

Đó là lý do Phoenix định vị mình không đơn thuần là một Event Production Company. Mà hướng tới vai trò:

Strategic Event Partner

cho những doanh nghiệp cần biến một sự kiện quan trọng thành một trải nghiệm thương hiệu có mục tiêu và có sức ảnh hưởng.

13. Sự kiện trên1.000 khách không đáng sợ.

Sự kiện thường được ví von "không được phép có lỗi" vì chẳng có nút UNDO nào để sửa sai. Cho nên sự kiện trên 1000 khách chẳng có gì đáng lo sợ. Điều đáng sợ là: trên 1.000 người cùng nhìn thấy một sai lầm mà doanh nghiệp không có cơ hội sửa lại. Vì vậy, những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp cần được chuẩn bị với cùng một tư duy:

• Strategy trước.

• Experience sau.

• Production để hiện thực hóa.

• Communication để kéo dài giá trị.

• Và contingency để bảo vệ uy tín.

Phoenix Marketing Event

Chọn sự kiện Phoenix  bạn sẽ chọn event được thiết lập dựa trên chiến lược đến ý tưởng → từ ý tưởng đến trải nghiệm → từ trải nghiệm đến production → từ event đến communication.

Event Marketing_ Phoenix

Phoenix - Help Your Business Fly High

 

Bản quyền thuộc về Phoenix