1/ Đừng chọn Event Agency chỉ vì proposal đẹp và báo giá tốt

Một proposal đẹp không chứng minh một event sẽ thành công. 

Một bảng báo giá thấp cũng không chứng minh doanh nghiệp đang mua được một deal tốt. Và một agency có portfolio rất đẹp cũng chưa chắc là agency phù hợp với sự kiện của bạn.

Nghe có vẻ hơi "cấn cấn" nhưng thực chất mỗi Agency sự kiện sẽ có thế mạnh đặc biệt khác nhau ở mảng sự kiện mà khi lựa chọn bạn cần "đặt để" phù hợp để mang lại hiểu quả tốt nhất. Với các doanh nghiệp khi doanh nghiệp tổ chức:  Họp báo, hội nghị khách hàng, product launch, dealer conference, annual meeting, grand opening, gala dinner, brand event...

Sự kiện trên 500–1.000 khách thì việc chọn sai agency không đơn giản là mất thêm một khoản ngân sách.

Bạn có thể mất: thời gian, cơ hội truyền thông, trải nghiệm khách hàng. Và nghiêm trọng nhất:

Uy tín thương hiệu.

2/ Proposal đẹp chưa chắc là một concept tốt

Đây là cái bẫy đầu tiên. Một proposal có thể: 3D đẹp, Moodboard đẹp, Sân khấu rất hoành tráng, Visual rất bắt mắt. Nhưng hãy thử hỏi: Concept này giải quyết bài toán kinh doanh nào?

 Nếu câu trả lời chỉ là: “Tạo sự ấn tượng.” thì chưa đủ. Một concept tốt phải giải thích được: Business Objective/Mục tiêu kinh doanh → Audience Insight/Hiểu biết về đối tượng mục tiêu  → Big Idea/Ý tưởng lớn → Experience/Trải nghiệm  → Execution/Thực thi

Nếu một sự kiện không bắt đầu bằng các mục tiêu & chỉ bắt đầu bằng sân khấu thì đó chỉ là sự kiện thông thương rất dễ rơi vào tình trạng: “Đẹp nhưng không có lý do để tồn tại.”

3/ Báo giá thấp chưa chắc là tiết kiệm

Giả sử Agency A báo:

1 tỷ

Agency B báo:

1,3 tỷ

Thoạt nhìn, A có vẻ tốt hơn.

Nhưng hãy hỏi:

Hai proposal có cùng scope không?

Có cùng:

• Hệ thống, thương hiệu thiết bị?

• Chất liệu sản xuất?

• Nhân sự?

• Rehearsal?

• Content?

• kỹ thuật?

• Camera?

• Livestream?

• An ninh

• Hậu cần

• Phương án dự phòng?

• Quản lý dự án?

Nếu không, bạn đang so sánh: hai con số chứ không phải hai giải pháp. Đây là một sai lầm khá phổ biến khi procurement đánh giá event chỉ bằng bảng giá.

4/ Ai sẽ trực tiếp quản lý dự án?

Có một số trường hợp, các công ty khi đề xuất ý tưởng xong lại giao cho một bên khác để sản xuất & vận hành sự kiện. Việc này không hoàn toàn xấu nhưng cần làm rõ: 

• Ai chịu trách nhiệm?

• Ai duyệt concept?

• Ai quản lý production?

• Ai làm việc với venue?

• Ai xử lý khi kỹ thuật xảy ra vấn đề?

• Ai có quyền quyết định khi có sự cố?

Để tổ chức một event lớn có hàng trăm đầu việc lớn nhỏ nên nếu Agency event không có một Quản lý dự án đủ năng lực rất dễ xảy ra các vấn đề. Ngoài ra những vấn đề phát sinh sẽ bắt đầu đẩy qua lại giữa các bên. Và đến ngày event: Không ai thực sự là người chịu trách nhiệm cuối cùng.

5/ Hãy nhìn vào cách Agency xử lý một vấn đề chưa từng xảy ra

Một cách để check năng lực Agency Event không phải hỏi “Agency đã làm bao nhiêu event?” mà khai thác kinh nghiệm & năng lực agency thông qua việc đặt câu hỏi“Nếu tình huống này xảy ra thì các anh/chị xử lý thế nào?”

Ví dụ:

CEO đến trễ 20 phút.

Speaker thay đổi presentation.

Video không phát được.

Mất tín hiệu LED.

Khách VIP đến cùng lúc.

Mưa lớn trước giờ khai mạc.

Timeline bị trễ.

Câu trả lời của agency ở những tình huống này cho bạn thấy nhiều hơn cả một portfolio khách hàng thấy. Bởi: Kinh nghiệm thật thường nằm ở những thứ không xuất hiện trong proposal.

6/ Portfolio đẹp nhưng có giống bài toán của bạn không?

Một agency có thể từng làm: Concert, festival, activation, Gala và Product Launch nhưng điều đó chưa đủ để chứng minh họ phù hợp. Hãy xem:

Quy mô tương tự chưa?

Đối tượng khách tương tự chưa?

Ngành hàng tương tự chưa?

Mức độ bảo mật tương tự chưa?

Yêu cầu VIP tương tự chưa?

Production complexity tương tự chưa?

KPI tương tự chưa?

10 event không liên quan không nhất thiết giá trị bằng 1 case study rất gần với bài toán của bạn.

7/ Agency tốt phải biết nói “không”

Đây là một dấu hiệu rất đáng chú ý. Nếu bạn đưa ra một ý tưởng: “Tôi muốn làm sân khấu như thế này.”

Agency chỉ trả lời: “Được” thì chưa chắc đó là tín hiệu tốt. Một Strategic Event Partner sẽ giúp bạn nhìn rõ bức tranh sự kiện & phân tích những thiệt hơn của dự án. Thậm chí Agency còn "tạt nước lạnh" vào các mong muốn của khách hàng “Ý tưởng này đẹp, nhưng không phù hợp với mục tiêu của anh/chị.” Hoặc: “Nếu triển khai theo cách này, rủi ro production sẽ rất cao.” Hoặc: “Ngân sách này nên chuyển từ hạng mục A sang B để tạo tác động lớn hơn.”

Agency sự kiện tốt không chỉ bán những gì khách hàng yêu cầu mà giúp khách hàng ra quyết định tốt hơn.

8/ Hãy xem cách họ đặt câu hỏi trước khi làm proposal

Đây có thể là một trong những cách nhanh nhất để đánh giá agency. Nếu sau khi nhận brief, agency hỏi ngay:

“Sân khấu bao nhiêu mét?”

“LED bao nhiêu m²?”

“Có bao nhiêu tiết mục?”

“Ngân sách bao nhiêu?”

thì họ đang bắt đầu từ Thực thi/Execution. Một Strategic Event Agency thường sẽ khai thác thêm:

• Mục tiêu kinh doanh của sự kiện là gì?

• Ai là đối tượng quan trọng nhất?

• Khách hàng hiện đang nghĩ gì về thương hiệu?

• Sau sự kiện muốn họ thay đổi điều gì?

• Thông điệp quan trọng nhất là gì?

• KPI thành công là gì?

Đó là sự khác biệt lớn giữa các agency: Nhà cung cấp/ Supplier và Đối tác chiến lược/Strategic Partner.

9/ 8 tiêu chí doanh nghiệp nên dùng để đánh giá Event Agency

Là một Agency, Sự kiện Phoenix gợi một số tiêu chí doanh nghiệp có thể tham khảo để đánh giá một agency. Thay vì chỉ chấm điểm theo dạng phân chia thang điểm cho từng hậng mục: Giá tốt, concept Concept, Giá  mà hãy nhìn rộng hơn:

01. Tư duy chiến lược/ Strategic Thinking

Agency có hiểu business objective?

02. Creative

Có tạo được Big Idea đủ khác biệt?

03. Experience Design

Có thiết kế được Customer Journey?

04. Production

Có đủ năng lực biến concept thành hiện thực?

05. Project Management

Có khả năng kiểm soát timeline và Tư duy chiến lược/ stakeholder?

06. Risk Management

Có kế hoạch dự phòng/contingency plan?

07. Communication

Event có tạo ra giá trị trước – trong – sau chương trình?

08. Trách nhiệm/ Accountability

Ai chịu trách nhiệm cuối cùng? Khả năng chịu trách nhiệm của toàn dự án. Khi nhìn theo cách này, giá chỉ còn là một phần của quyết định để lựa chọn agency nào là phù hợp nhất.

10/ Một câu hỏi rất đáng để hỏi Agency

Có lẽ rất ít Client hỏi Agency hoặc nhờ Agency tư vấn ở góc độ về brief của họ. Với kinh nghiệm về xây dựng chiến lược sự kiện. Phoenix thường lắng nghe, nghiên cứu để có thể hiểu khách hàng của mình để đưa ra một giải pháp phù hợp nhất.  Và chúng tôi tin rằng đây là một trong những điểm cộng mà Phoenix khác biệt, chiếm ưu thế hơn các đơn vị ngoài kia.

Vì vậy, Công ty Phoenix khuyên bạn trước khi ký hợp đồng, hãy hỏi: “Nếu đây là sự kiện của chính thương hiệu anh/chị, anh/chị sẽ thay đổi điều gì trong brief hiện tại?”

Câu trả lời sẽ rất thú vị, thậm chí cho Client thêm nhiều khía cạnh mà chính bản thân bỏ sót. Một agency chỉ muốn nhận dự án sẽ nói: “Brief như vậy là ổn.” Một agency thực sự muốn tạo giá trị có thể sẽ “đưa ra một số điểm cần xem lại.” Đó chính là lúc bạn bắt đầu nhìn thấy năng lực tư vấn thực sự.

11/ Phoenix muốn được đánh giá bằng điều gì?

Sự kiện Phoenix không muốn khách hàng chọn mình chỉ vì: mình có một proposal đẹp hơn hay giá thấp hơn. Phoenix tin rằng chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán của mình tốt hơn?”

Định hình là một đơn vị Marketing sự kiện, chúng tôi có kinh nghiệm, tập trung vào các sự kiện doanh nghiệp/ Corporate Event lớn & sẽ không cạnh tranh bằng "giá rẻ nhất". 

Đa số các đơn vị sự kiện có phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm đánh giá nhà cung cấp & việc lựa chọn một bảng báo giá ré nhất là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, với những sự kiện lớn, việc lựa chọn 

“Agency nào hiểu rõ nhất điều chúng ta cần đạt được?”

mới là điều quan trọng nhất, từ đó thiết lập:

Chiến lược/ Strategy

→ Creative

→ Experience

→ Production

→ Communication

→ Measurement

Để có thể dễ hình dung hơn, Phoenix xin chia sẻ một case:

Trong brief client yêu cầu cung cấp người mẫu nhưng khi cạnh tranh về giá, có những đơn vị đánh tráo khái niệm bằng cách thay người mẫu bằng PG/ lễ tân. Trang phục cho nhân sự người mẫu đồ thiết kế và trang phục PG cũng sẽ khác nhau. V iệc này dẫn đến khác biệt lớn về chi phí.

Đừng chọn Event Agency chỉ vì họ làm sân khấu đẹp.

Đừng chọn chỉ vì họ báo giá thấp nhất.

Và cũng đừng chọn chỉ vì họ có một portfolio rất hoành tráng.

Hãy chọn đơn vị có khả năng:

Hiểu bài toán mà doanh nghiệp cần.

Thách thức brief.

Đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Kiểm soát tốt hạng mục sản xuất/production.

Quản trị rủi ro tốt.

Và quan trọng nhất:Chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng, không chỉ cho những gì được dựng lên trên sân khấu.

 

Bản quyền thuộc về Phoenix